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Tenir les comptes familiaux

Peu de gens tiennent leur compte. Pourtant, il y a une ou deux générations, alors que les montants qui circulaient étaient infiniment moindres, chaque ménage tenait un livre de compte où chaque dépense et chaque recette étaient notées.

Pourquoi tenir ses comptes ?

Tenir ses comptes permet entre autre de se rendre compte de tout ce que l'on dépense et on est souvent surpris du montant que l'on peut dépenser dans certains domaines.

Tenir ses comptes permet aussi d'anticiper une dépense importante et de gérer son épargne.

Aujourd'hui, alors que toutes les transactions sont tracées, tenir ses comptes est une opération aisée.

Plusieurs méthodes sont possibles ; chacune avec ses avantages et ses inconvénients.

Si peu de gens aiment tenir leurs comptes, il faut dire que peu ont appris à le faire. Pourtant, je pense que c'est une étape indispensable si l'on veut pouvoir économiser de façon performante.

Comment tenir ses comptes ?

Tenir ses comptes ne demande que peu de temps : une demi-heure chaque mois peut suffire à catégoriser chaque dépenses et chaque recette du mois écoulé.

En fonction de la façon dont vous voulez tenir vos comptes et selon vos compétences en bureautique, plusieurs outils pourront vous convenir, chacun avec ses avantages et ses inconvénients :

  • soit un tableur.
  • soit un logiciel de tenue de comptes personnels.
Tableur Logiciel
Avantages Inconvénients Avantages Inconvénients
Simple à utiliser Fonctionnalités finaliséesApprentissage nécessaire.
Facile à adapter*Besoin d'être adaptéMise à jour appli régul.Mise à jour appli régul.
Existe modèles divers Imports faciles (pas de saisies à faire)
Peu de contrôle de saisieComparatif n-1
Synthèse difficileAffectations automatiques
Tout à saisir
simple mais limité plus rapide, avantages sur la durée, peu de limites

Choix des logiciels, généralités :

Trop souvent, on accorde trop peu de temps et d'attention au choix d'un logiciel qu'on utilisera pourtant plusieurs années. Pour une fonction précise, telle que la comptabilité personnelle, on pourra, la plupart du temps, choisir parmi de nombreux logiciels, payants ou gratuits, parfois parmi plusieurs dizaines de logiciels.

Comment choisir un logiciel :

  • choisir un logiciel libre:
    • plus accessible : conçu par des développeurs utilisateurs
    • plus flexible : possibilité de choix de modules (personnalisation en fonction des besoins)
    • plus fiable et plus sécurisé : l'ouverture et le partage du code permet la vérification et l'amélioration par toute personne se l'appropriant.
    • plus durable : le fait qu'une œuvre soit collective et sous licence libre garantit une plus grande pérennité.
  • choisir un logiciel multiplateforme : quand on choisit un logiciel, il faut privilégier un logiciel qui propose des versions pour chaque grand système d'exploitation : Linux, Mac OS et Microsoft et idéalement aussi pour les OS des tablettes.
  • formats de fichiers: choisir un logiciel qui sait lire et écrire les différents formats standards de fichiers (import et export)
  • vérifier la licence d'utilisation des logiciels et vous assurer que tout dans la licence d'utilisation vous agrée.
    Voici par exemple un extrait de la licence d'utilisation du logiciel Microsoft Money (qui n'est plus vendu aujourd'hui) Cf Eula qu'est ce qu'il y a ?
    Cela vous convient-il ?
    Aller plus loin sur les logiciels libres : http://www.fairelibre.org/a-propos/le-libre/

Choix d'un logiciel pour tenir la comptabilité familiale

Tableur

Si vous choisissez de tenir votre comptabilité avec un tableur (voir page 1), le logiciel qui répond le mieux aux critères énoncés est LibreOffice Il est libre, opensource et gratuit. Il peut être téléchargé à l'adresse : https://www.libreoffice.org/download/

Logiciel de comptabilité

Éviter de choisir un logiciel qui automatise les connexions à votre/vos comptes bancaires et privilégiez plutôt l'export de vos données bancaires à partir de votre connexion internet et l'import des données téléchargées dans votre logiciel.
Trois logiciels répondent bien aux critères énoncés.

  • Homebank : c'est un logiciel de comptabilité personnelle qui fonctionne sous Linux, FreeBSD, Microsoft Windows, AmigaOS et Mac OS. C'est un logiciel libre publié sous la licence GPL. Il est développé en C et son interface graphique est écrite avec GTK+.


Il se distingue par sa grande simplicité et se révèle particulièrement adapté pour la gestion de compte de particuliers.
Site web de Homebank : http://homebank.free.fr/
Où télécharger Homebank : http://homebank.free.fr/downloads.php

Manuel d'utilisation de Homebank : traduction en français

  • Grisbi : c'est un logiciel libre de comptabilité personnelle. C'est un logiciel sous licence GNU GPL, disponible sous GNU/Linux, Mac OS X, Windows, Solaris et FreeBSD. Il a été écrit en C, utilise la bibliothèque GTK+ et a été initié par Cédric Auger. De nombreux volontaires se chargent aujourd'hui de son évolution et de sa maintenance.
  • Gnucash : c'est un logiciel libre de comptabilité multiplate-forme (disponible sous GNU/Linux, Mac OS X, Windows,)

Il convient aussi bien à des besoins de comptabilité personnelle que de comptabilité des petites entreprises. Hautement paramétrable, il respecte les principes de la comptabilité en partie double, permet l'édition d'un plan comptable hiérarchisé et comporte un module de facturation et de gestion des relations clients et fournisseurs. L'ensemble des états nécessaires à la production des résultats comptables est produit sous forme de rapports qui peuvent être accompagnés de graphiques.

  • Mise en œuvre :
    • Tableur Libreoffice :

vous trouverez de multiples tableaux, tous plus ingénieux les uns que les autres pour tenir vos comptes sur tableur.

Les tableaux conçus pour Excel, OpenOffice ou Libreoffice pourront, sauf exception, être utilisés avec LibreOffice (cf 1. C en page 3 de ce document)

Un exemple de tableau vous est proposé en annexe pour cet atelier, Si vous l'utilisez, n'hésitez pas à l'adapter à votre propre situation : changez les noms des catégories, ajoutez-en si nécessaire.

Pour débuter, munissez-vous de vos relevés bancaires, des facturettes et tickets de caisse donnés par les commerçants. A partir de ces documents, ressaisissez toutes vos recettes et dépenses en prenant soin de leur affecter une catégorie. Grâce à ces saisies, Il vous sera possible de connaître le total de vos dépenses par catégorie et par période ; vous pourrez aussi évaluer votre capacité d'épargne et évaluer vos projets d'investissement.

  • Logiciel Homebank : Comme nous l'avons vu, l'utilisation de Homebank, comme d'un autre logiciel de comptabilité familiale, simplifie beaucoup la tenue des comptes.

Vous pouvez télécharger puis importer le détail de vos opérations bancaires. Pour cela, vous devez vous connecter à votre banque sur le web. Si vous ne trouvez pas, vous pourrez demandez conseil à votre conseiller bancaire ou lui écrire.

« Monsieur, j'ai l'intention de faire la tenue de mes comptes bancaires avec un logiciel informatique. Pour cela, je souhaite télécharger régulièrement mes opérations bancaires par internet. Le format des fichiers que je souhaite utiliser est le format OFX ou le format QIF.

Pouvez vous m'indiquer un mode opératoire pour cette opération.

J'aimerais également que vous me précisiez si cette opération peut être effectuée de manière gracieuse et quels sont les délais de disponibilité des écritures bancaires téléchargeables.

(….)»

  • Premières manipulations :
    • Vérification des préférences :

Permet les premiers réglages de Homebank

Nous aurons d'abord besoin de régler quelques paramètres :

  • Ordre des dates : peut être d-m-y (jour/mois/année) ou m-d-y (mois/jour/an) ou y-m-d (année/mois/jour) selon les banques. Ajuster ce paramètres en fonction de votre fichier.

Si vous ne savez pas, vous pouvez ouvrir votre fichier dans un traitement de texte et regarder les première lignes. Ex :

la ligne D30/01/2013, ici volontairement affichée en rouge, nous permet de savoir que le format de date de notre banque est : d-m-y

  • Options OFX/QFX :

dans le format OFX (utilisez ce format si votre banque le permet), les lignes de dépenses / recettes comportent un champs memo. Homebank nous demande s'il faut ignorer cette info (ce serait dommage), l'ajouter au champ info ou l'ajouter au champ description (en réalité au champ Memo de Homebank). Je vous propose de choisir info ou memo selon les autres champs disponibles dans votre fichier.

  • Chemins :

Homebank nous propose de donner le chemins où on trouvera les fichiers à importer (les fichiers téléchargés depuis le site de la banque) et le cas échéant les fichiers exportés.

  • Importer un fichier banque : (Fichiers / Importer / …)

Les imports doivent être raisonnés pour limiter au maximum les risques de doublons. Je vous conseille d'exporter de la banque des périodes précises (mois ou semaines) non encore importées. Par exemple,

  • le 05/02/2014, j'exporte de la banque les opérations du 01/01/2014 au 31/01/2014.
  • le 05/03/2014, j'exporte de la banque les opérations du 01/02/2014 au 28/02/2014.

Si des doublons sont détectés au moment d'un import, Homebank vous présente la liste des lignes qui sont probablement des doublons. Vous pouvez alors interrompre le processus si vous vous rendez compte que vous travaillez sur un lot d'écritures déjà traitées. Vous pouvez aussi sélectionner les enregistrements à prendre en compte et dé-sélectionner les enregistrements à ignorer.

  • Catégories:

Une des premières choses à faire est de lister les catégories de dépenses que vous souhaitez suivre, celles que vous souhaitez individualiser.

Pour pouvoir retrouver facilement les opérations, on les classe par catégories, par exemple « Maison », « Remboursement », qui peuvent éventuellement contenir des sous-catégories. En termes de comptabilité, il s'agit d'imputations comptables. Ne pas confondre avec le tiers, qui est celui avec qui on a la relation financière (un fournisseur ou un client). Les catégories de dépenses sont à la fois universelles et personnelles. Peut-être ne souhaitez-vous traiter qu'une partie de vos dépenses pour un suivi spécifique ? Ou encore est-ce l'analyse fine de l'ensemble de vos dépenses qui vous intéresse ?

Il est préférable de réfléchir aux grandes catégories avant de commencer la tenue. Rien ne vous empêchera de faire évoluer cette catégorisation au fil du temps.

Le tableau qui suit tente de recenser les catégories de dépenses et de recettes les plus usuelles et de les regrouper. A vous les personnaliser et de les saisir dans Homebank: Rendez-vous dans l'option Menu général / Gérer / Catégories

Exemple de catégories et sous-catégories de dépenses

(à personnaliser!)

Rendons-nous maintenant dans l'option Menu général / Gérer / Tiers

  • Tiers:

Après avoir paramétrer les catégories, vous aurez aussi besoin d'identifier les principaux tiers avec qui vous échangez. On appelle tiers la personne ou plus généralement l'organisation avec qui on a une relation financière, par exemple un commerçant, une administration, un artisan ou encore un ami. Ne pas confondre tiers et catégorie qui définit la nature de cette relation, par exemple « Loisirs » ou « Habillement ». D'une autre manière, Tiers = qui et Catégorie = quoi. . .

Traditionnellement, en comptabilité, les tiers sont des fournisseurs et des clients.

Pour la tenue des comptes familiaux, les tiers seront les entreprises chez qui vous achetez des biens ou services et donc chez qui vous dépensez d'une part et les entreprises, particuliers ou institutions qui vous versent tout ou partie de votre revenu (votre employeur par exemple).

Le tiers n'est pas une information obligatoire dans Homebank, c'est toutefois une information utile, surtout si vous souhaitez connaître, à un moment ou un autre, le solde ou le montant total des sommes perçues ou dépensées avec ce tiers.

  • Employeurs: un ou plusieurs
  • Commerçants: toujours plusieurs ……
  • Artisans
  • Institutions: Trésor Public, Edf, Gdf
  • Éventuellement, membres de la famille (répartition des dépenses par membre de la famille)

L'import de vos fichiers en provenance de la banque aura créé vos comptes et leurs écritures à la période demandée.

Vos tiers et catégories sont globalement créés et seront complétés au fil du temps.

Un manuel d'Homebank en ligne vous aidera dans vos premières saisies.

Vous voilà prêt pour mieux connaître vos comptes.

  • Affectations automatiques :

Une fois les catégories et les tiers créés, une fois le fichier des écritures bancaires créé, il ne vous reste plus qu'à passer en revue, une par une, ces écritures pour leur affecter une catégorie.

Certaines écritures sont ponctuelles, d'autres (loyer, courses, factures edf téléphone internet, etc) reviennent tous les mois.

Pour vous éviter une travail répétitif d'affectation comptable, Homebank dispose d'une fonctionnalité « miraculeuse » !

Voyons donc les affectations automatiques : vous pouvez demander à Homebank de reconnaître les écritures bancaires et leur donner une catégorie automatiquement !

Cliquer donc sur ou sur Gérer / Affectations Vous obtiendrez alors le tableau suivant :

  • Attardons-nous sur quelques détails :
  • ventilation d'une recette ou d'une dépense :

un montant payé ou encaissé peut correspondre à plusieurs dépenses ou recettes de nature complètement différentes. Ainsi, un dépôt de plusieurs chèques en banque est le plus souvent résumé en une seule ligne sur le relevé bancaire. Ou encore une dépense en supermarché peut correspondre au règlement d'achats complètement différents : aliments et vêtements, bricolage et vaisselle, etc

  • Dans ce cas, Homebank permet de ventiler une somme sur plusieurs catégories.

Dans notre exemple, la dépense de 91€58 au supermarché Match correspond en fait à -78€53 de dépenses alimentaires et à -13€05 d'aliments pour chats.

Comment faire ?image1images4 Un simple clic sur le bouton ou derrière le montant ouvrira une nouvelle fenêtre où le montant de la ligne traitée pourra être éclatée en plusieurs lignes, chacune avec sa catégorie.

  • En version 4.5…, une recette ne peut être ventilée que sur plusieurs recettes et une dépenses sur plusieurs dépenses ; depuis la version 4.6, une recette peut être ventilées sur une série de dépenses / recettes et une dépense pourra être ventilée sur une série de dépenses / recettes.

Exemple :

encaissement ventilations
Salaire novembre 1371,00€Salaire brut 1500,00€
Prime 400,00€
Cotisations sociales -329,00€
Cotisations retraite -100,00€
Mutuelle -100,00€
  • Comptes voiture :

Homebank propose une fonctionnalité supplémentaire qui permet de suivre le coût de chacun de vos véhicules.

Par contre, le paramétrage est assez complexe.

Seront calculés le coût global, pour 100 km ainsi que d'autres informations utiles.

Étapes: 1: Créer les catégories ou sous catégories pour chacun de vos véhicules

2: Remplissez une transaction avec les données de coût des véhicules

3: Afficher les résultats dans le rapport sur les coûts de véhicule

Étape 1: Créer les catégories de véhicules

Créer des catégories pour chaque de votre véhicule. Vous pouvez utiliser les catégories ou sous-catégories. En option, vous pouvez mettre le véhicule par défaut de la fenêtre du rapport véhicule des coûts de dialogue de portefeuille .

Par exemple, créer une catégorie «Audi 80 »

ouvrir la boîte de dialogue de la catégorie et créer une catégorie nommée 'Audi 80'

Étape 2: Remplissez une transaction avec les données de coût des véhicules

Modifier ou ajouter une transaction avec les données nécessaires pour le coût de véhicule.

  • assigner la catégorie «Audi 80 » à chaque transaction pour ce véhicule, ce qui inclut le plein de carburant, l'entretien, les réparations, l'assurance ou d'autres frais.
  • ajouter les données spécifiques de coût des véhicules données dans chaque opération de terrain de note de ravitaillement, comme suit.

Le champ mémo peut également contient d'autres textes aussi bien.

Étape 3: Afficher les résultats dans le rapport sur les coûts de véhicule

Ouvrez le rapport sur les coûts du véhicule , sélectionnez « Audi 80 » et afficher les résultats.

  • Opérations planifiées :

Si vous désirez faire des budget prévisionnels, vous pouvez utiliser les opérations planifiées.

Ces opérations viennent s'ajouter, pour le compte choisi, aux opérations existantes ou importées.

Si vous travaillez essentiellement à partir d'import de fichiers de votre banque, vous pouvez créer un compte spécifique pour les opérations planifiées qui seront alors facilement identifiables et, le cas échéant, supprimables.

  • Sauvegardes / Exports :

De manière encore plus impérative que pour des documents divers, la tenue de compte est un travail continu sur des données homogènes ; la sauvegarde de ces données est essentielle.

Si optez pour un traitement mensuel de vos comptes, nous vous conseillons de faire une sauvegarde avant chaque traitement mensuel, dans un fichier spécifique. ex : sauvegarde au 01/02 dans un fichier bq01a012014, sauvegarde au 01/03 dans un fichier bq01a022014, …, sauvegarde au 01/08/2014 dans un fichier bq01a072014, etc.

Vous pouvez aussi exporter aux mêmes périodes un fichier au format QIF, fichier qui pourraient être réimporter si nécessaire dans Homebank ou dans tous autre logiciel de compta familiale. Les sauvegardes ne pourront, quand à elles, n'être restaurées que dans Homebank, même version. Sauvegarde et export de données sont des opérations impératives avant toute installation d'une nouvelle version, la version 4.6 permettra aussi des exports au format OFX, plus universel.

Faire ses comptes peut paraître un chose pénible à priori, ce n'est qu'un pli à prendre, qui finit par devenir un automatisme ….. et même un besoin !

Le tenue de vos comptes vous permettra de surveiller vos dépenses et ainsi de dépenser moins sans effort particulier …..

Aller plus loin :

clicsetdeclics/bureautique/compta-familiale.txt · Dernière modification: 2018/12/14 19:48 par mediarbx